Wann muss die Bauabzugsteuer einbehalten werden?

Wer einbehalten muss

Verpflichtet ist jeder unternehmerisch tätige Auftraggeber einer Bauleistung im Inland, also auch der Vermieter, der ein Dach sanieren lässt. Private Bauherren, die für eigene Wohnzwecke bauen, sind ausgenommen. Wer nur umsatzsteuerfreie Vermietungsumsätze erzielt, bleibt trotzdem Unternehmer und damit verpflichtet. Diese Ausdehnung auf Vermieter ist der Grund, warum die Regelung weit über die Baubranche hinaus wirkt und dort regelmäßig unbekannt ist.

Die Höhe und der Weg

Einzubehalten sind 15 Prozent der Gegenleistung, also des Rechnungsbetrags einschließlich Umsatzsteuer. Der Betrag ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Monats, in dem die Zahlung erfolgt, beim Finanzamt des Leistenden anzumelden und abzuführen. Der Leistende erhält eine Abrechnung über den Einbehalt. Der Betrag wird auf dessen Steuern angerechnet und gegebenenfalls erstattet. Für den Auftraggeber ist es also ein Durchlaufposten mit Haftung.

Die Freistellungsbescheinigung

Der Einbehalt entfällt, wenn der Leistende eine gültige Freistellungsbescheinigung vorlegt. Sie wird auf Antrag erteilt, gilt längstens 3 Jahre und trägt eine Sicherheitsnummer. Der Auftraggeber sollte die Gültigkeit prüfen, und das geht online über das Bundeszentralamt für Steuern. Eine Kopie ohne Prüfung schützt nicht, wenn die Bescheinigung widerrufen wurde. Die Prüfung dauert eine Minute und gehört zur Rechnungsfreigabe.

Die Freigrenzen

Der Einbehalt entfällt außerdem, wenn die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro nicht übersteigt. Bei Auftraggebern, die ausschließlich steuerfreie Vermietungsumsätze erbringen, liegt die Grenze bei 15.000 Euro. Maßgeblich ist die Summe aller Bauleistungen desselben Leistenden im Jahr, nicht die einzelne Rechnung. Wer den Betrieb dreimal im Jahr beauftragt, muss also zusammenrechnen.

Was in der Praxis schiefgeht

Am häufigsten wird die Bescheinigung bei Vertragsschluss geprüft und dann nie wieder. Läuft sie während der Bauzeit ab, entsteht die Pflicht ab der nächsten Zahlung.

Ebenso häufig wird die Freigrenze je Rechnung statt je Jahr geprüft. Drei Rechnungen über 2.000 Euro überschreiten die Grenze von 5.000 Euro, auch wenn keine einzelne sie erreicht.

Sinnvoll ist ein Feld in der Kreditorenstammdatei mit Gültigkeitsdatum und Wiedervorlage. Der Aufwand liegt bei wenigen Minuten je Lieferant und verhindert eine Haftung, die schnell fünfstellig wird.

Für den ausführenden Betrieb lohnt der Antrag in jedem Fall. Ohne Bescheinigung wird ihm bei jedem Auftrag Liquidität entzogen, die er erst mit der Steuererklärung zurückerhält.

Der Antrag ist formlos möglich und wird in der Regel innerhalb weniger Wochen beschieden, sofern keine Steuerrückstände bestehen. Er sollte vor dem ersten größeren Auftrag gestellt werden und nicht erst, wenn ein Kunde nach der Bescheinigung fragt.

Zu trennen ist die Bauabzugsteuer von der Umkehr der Steuerschuld. Beide betreffen Bauleistungen, beide hängen an Bescheinigungen, und sie werden regelmäßig verwechselt. Die eine sichert Ertragsteuern mit 15 Prozent Einbehalt, die andere verlagert die Umsatzsteuer auf den Empfänger. Sie greifen unabhängig voneinander und können im selben Auftrag beide einschlägig sein.