Welche Unterlagen muss der Unternehmer herausgeben?

Welche Unterlagen gemeint sind

Geschuldet sind die Unterlagen, die der Besteller zum Nachweis gegenüber Behörden und Kreditgebern benötigt. Dazu gehören der Energieausweis und die Nachweise zum Gebäudeenergiegesetz, die Statik samt Prüfbericht, die Bescheinigungen über eingebaute Bauprodukte, die Nachweise zum Schall- und Brandschutz sowie die Bestandspläne der Haustechnik. Bei geförderten Vorhaben kommen die Bestätigungen des Energieeffizienzexperten hinzu. Nicht geschuldet sind interne Kalkulationen des Unternehmers und Unterlagen, die nur seinem Betrieb dienen. Die Grenze verläuft zwischen Nachweis und Geschäftsgeheimnis.

Der Zeitpunkt

Die Unterlagen sind rechtzeitig vor Beginn der Ausführung zu erstellen, soweit sie für den Nachweis gegenüber Behörden nötig sind, und im Übrigen spätestens mit der Fertigstellung herauszugeben. Rechtzeitig bedeutet: so früh, dass der Besteller die Nachweise noch verwenden kann. Eine Förderbestätigung, die 3 Monate nach Bezug eintrifft, ist wertlos, weil Förderprogramme feste Nachweisfristen kennen. Wer als Bauherr eine Förderung nutzt, sollte die Termine daher in den Vertrag schreiben.

Was bei Verzögerung möglich ist

Fehlen Unterlagen, ist die Leistung unvollständig. Der Bauherr kann sie einfordern, eine Frist setzen und im Weigerungsfall auf Herausgabe klagen. Bis zur Herausgabe darf er einen angemessenen Teil der Vergütung zurückbehalten. Angemessen ist eine Größenordnung, die den Unternehmer zum Handeln bewegt, ohne die Forderung auszuhöhlen. In der Praxis werden 5 bis 10 Prozent der Schlussrechnung zurückbehalten, bis die Mappe vollständig ist.

Warum die Unterlagen später wertvoller sind als beim Einzug

Beim Verkauf verlangt jeder Käufer Energieausweis, Baubeschreibung und Nachweise über Sanierungen. Bei einem Schaden fragt die Versicherung nach den eingebauten Produkten. Bei einem Umbau will die Bauaufsicht die Statik sehen. Wer die Unterlagen 10 Jahre später beschaffen muss, zahlt für Nachberechnungen, die beim Bau nichts gekostet hätten. Das ist der Grund, warum diese Pflicht mehr wiegt, als sie im Vertrag aussieht.

Wie die Übergabe organisiert wird

Sinnvoll ist eine Übergabeliste mit fortlaufender Nummer, die beim Abnahmetermin abgehakt wird. Sie kostet 30 Minuten Vorbereitung und beendet die spätere Frage, was übergeben wurde. Digital und auf Papier ist besser als nur digital, weil Dateiformate altern.

Ein zweiter Punkt betrifft die Vollständigkeit im Detail. Ein Ordner mit 200 Seiten ohne Register ist nicht besser als kein Ordner, weil im Ernstfall niemand findet, was gebraucht wird.

Für Unternehmer lohnt es, die Mappe standardisiert zu führen. Wer bei jedem Projekt dieselbe Gliederung nutzt, verkürzt den Aufwand je Bauvorhaben auf wenige Stunden.

Bei einzelnen Gewerken besteht die gesetzliche Pflicht nicht in dieser Form, sie lässt sich aber vereinbaren. Ein Satz im Auftrag genügt und verhindert, dass Nachweise fehlen.

Wer als Bauherr sammelt, legt zusätzlich Rechnungen, Zahlungsbelege und Fotos vom Bauablauf ab. Diese drei Gruppen entscheiden bei Mängeln über die Beweisführung, und sie sind später nicht mehr herstellbar.