Wie lange müssen Baurechnungen aufbewahrt werden?

Die Pflicht des Unternehmers

Unternehmer bewahren ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung und alle erhaltenen Rechnungen 8 Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Die frühere Frist von 10 Jahren gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr; die kürzere Frist erfasst alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch lief (§ 27 Abs. 40 UStG, für die Abgabenordnung Art. 97 § 19a EGAO). Bücher und Aufzeichnungen bleiben bei 10 Jahren (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine im Jahr 2018 ausgestellte Rechnung muss danach ab dem 1. Januar 2027 nicht mehr aufbewahrt werden. Die Frist läuft aber nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung müssen über den gesamten Zeitraum gesichert sein (§ 14b Abs. 1 Satz 2 UStG). Bei einer E-Rechnung ist mindestens der strukturierte Teil, etwa die XML-Datei, unverändert im empfangenen Format aufzubewahren (GoBD, Rz. 131 in der Fassung vom 14.07.2025). Wer die Frist vorsätzlich oder leichtfertig nicht einhält, riskiert eine Geldbuße bis zu 5.000 Euro (§ 26a Abs. 2 Nr. 2, Abs. 3 UStG). Im Aktionsplan gegen Steuer- und Finanzkriminalität vom 16. Juli 2026 kündigen Bundesfinanz- und Bundesjustizministerium an, die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege auf 15 Jahre zu verlängern. Gesetzlich umgesetzt ist das bisher nicht.

Die Pflicht des privaten Bauherrn

Erhält eine Privatperson eine Rechnung über eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück, muss sie die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage 2 Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Das gilt auch für Unternehmer, die die Leistung für ihren privaten Bereich beziehen. Die Frist beginnt ebenfalls mit dem Ende des Ausstellungsjahres. Der leistende Unternehmer muss in der Rechnung auf die Pflicht hinweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG). Ein vorsätzlicher oder leichtfertiger Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 1.000 Euro geahndet werden kann (§ 26a Abs. 2 Nr. 3, Abs. 3 UStG). Gemeint sind Bauleistungen, Gartenarbeiten, Reinigungsleistungen und ähnliche Arbeiten am Grundstück, nicht dagegen der bloße Kauf von Baumaterial (UStAE, Abschnitt 14.2).

Warum 2 Jahre zu kurz gedacht sind

Die steuerliche Mindestfrist sagt nichts über die zivilrechtliche Notwendigkeit. Mängelansprüche bei Bauwerken verjähren in 5 Jahren ab Abnahme (§ 634a Abs. 1 Nr. 2, Abs. 2 BGB); hat der Unternehmer einen Mangel arglistig verschwiegen, gilt die regelmäßige Verjährung, mindestens aber ebenfalls 5 Jahre (§ 634a Abs. 3 BGB). Wer im vierten Jahr einen Mangel rügt, braucht die Rechnung, den Zahlungsbeleg und die Leistungsbeschreibung. Deshalb sollte ein Bauherr alle Bauunterlagen mindestens 5 Jahre über die Abnahme hinaus behalten, besser dauerhaft, weil sie beim Verkauf erneut gebraucht werden.

Was zur Steuer gebraucht wird

Wer Handwerkerleistungen absetzt, braucht eine Rechnung und den Nachweis, dass auf das Konto des Handwerkers gezahlt wurde (§ 35a Abs. 5 Satz 3 EStG). Barzahlung schließt den Abzug aus, auch mit Quittung. Abziehbar sind 20 Prozent der Arbeitskosten bis zu einem Höchstbetrag von 1.200 Euro im Jahr (§ 35a Abs. 3 EStG); ein Gesetzentwurf der Bundesregierung vom 2. September 2026 sieht ab 2027 nur noch 15 Prozent und höchstens 900 Euro vor. Materialkosten zählen nicht. Deshalb sollte die Rechnung Arbeits- und Materialanteil getrennt ausweisen, denn eine eigene Schätzung erkennt das Finanzamt nicht an. Das lässt sich vor der Zahlung leicht nachfordern.

Wie die Ablage aufgebaut sein sollte

Sinnvoll sind drei Gruppen je Bauvorhaben: Verträge und Nachträge, Rechnungen mit Zahlungsbelegen, Nachweise und Protokolle. Jede Gruppe chronologisch, jede Datei mit Datum im Namen.

Digitalisieren allein genügt nicht. Elektronisch empfangene Rechnungen sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie eingegangen sind, bei einer E-Rechnung also mindestens die strukturierte Datei, die bei einer Umwandlung etwa in ein Bildformat nicht verloren gehen darf (GoBD, Rz. 125 und 131). Die Daten müssen während der gesamten Frist verfügbar sein und lesbar gemacht werden können (§ 147 Abs. 2 AO), auch nach einem Wechsel der Software.

Für Betriebe lohnt eine feste Regel zur Aussonderung. Wer nie aussondert, findet im Ernstfall nichts, und wer zu früh aussondert, verliert Nachweise.

Verlassen Sie sich außerdem nicht darauf, dass die Bauaufsichtsbehörde die Genehmigungsunterlagen Jahre später noch vollständig bereitstellen kann. Wer sie selbst hat, steht später nicht vor einer Lücke.

Am wichtigsten bleibt das Abnahmeprotokoll. Mit der Abnahme beginnt die Verjährung der Mängelansprüche (§ 634a Abs. 2 BGB), und das Protokoll belegt am sichersten, wann sie stattfand und welche bekannten Mängel vorbehalten wurden (§ 640 Abs. 3 BGB). Ohne Protokoll beginnt jeder Mängelstreit mit einer offenen Frage.

Für Betriebe kommt die Aufbewahrung der Bautagebücher hinzu. Sie sind in der Regel keine steuerlichen Unterlagen, können aber bei Behinderungen und Nachträgen wichtige Beweismittel sein. Wer sie vor Ablauf der Verjährungsfrist von 5 Jahren ab Abnahme aussondert, kann im Streit ohne Nachweis dastehen. Der Platzbedarf ist gering, der Nutzen im Ernstfall groß.