Wie lange müssen Baurechnungen aufbewahrt werden?

Die Pflicht des Unternehmers

Unternehmer bewahren ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung und alle erhaltenen Rechnungen 10 Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch nicht abgelaufene Festsetzungsfrist von Bedeutung sind. Die Aufbewahrung muss die Lesbarkeit über den gesamten Zeitraum sichern. Bei elektronischen Rechnungen gehören dazu die Unveränderbarkeit und die Nachvollziehbarkeit des Empfangs.

Die Pflicht des privaten Bauherrn

Erhält eine Privatperson eine Rechnung über eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück, muss sie diese 2 Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt ebenfalls mit dem Ende des Ausstellungsjahres. Auf die Pflicht ist in der Rechnung hinzuweisen, und der Verstoß kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Gemeint sind Bauleistungen, Gartenarbeiten, Reinigungsleistungen und ähnliche Arbeiten am Grundstück.

Warum 2 Jahre zu kurz gedacht sind

Die steuerliche Mindestfrist sagt nichts über die zivilrechtliche Notwendigkeit. Mängelansprüche bei Bauwerken verjähren in 5 Jahren ab Abnahme. Wer im vierten Jahr einen Mangel rügt, braucht die Rechnung, den Zahlungsbeleg und die Leistungsbeschreibung. Deshalb sollte ein Bauherr alle Bauunterlagen mindestens 5 Jahre über die Abnahme hinaus behalten, besser dauerhaft, weil sie beim Verkauf erneut gebraucht werden.

Was zur Steuer gebraucht wird

Wer Handwerkerleistungen absetzt, braucht Rechnung und unbaren Zahlungsnachweis. Barzahlung schließt den Abzug aus, auch mit Quittung. Abziehbar sind 20 Prozent der Arbeitskosten bis zu einem Höchstbetrag von 1.200 Euro im Jahr. Materialkosten zählen nicht. Deshalb sollte die Rechnung Arbeits- und Materialanteil getrennt ausweisen, und das lässt sich vor der Zahlung leicht nachfordern.

Wie die Ablage aufgebaut sein sollte

Sinnvoll sind drei Gruppen je Bauvorhaben: Verträge und Nachträge, Rechnungen mit Zahlungsbelegen, Nachweise und Protokolle. Jede Gruppe chronologisch, jede Datei mit Datum im Namen.

Digitalisieren allein genügt nicht, wenn die Dateien in einem proprietären Format liegen. Ein PDF ist nach 10 Jahren noch lesbar, ein Programm-eigenes Format oft nicht.

Für Betriebe lohnt eine feste Regel zur Aussonderung. Wer nie aussondert, findet im Ernstfall nichts, und wer zu früh aussondert, verliert Nachweise.

Zu beachten ist außerdem, dass Bauakten der Behörde nicht dauerhaft vorgehalten werden. Wer die Genehmigungsunterlagen nicht selbst hat, kann später vor einer Lücke stehen.

Am wichtigsten bleibt das Abnahmeprotokoll. Es ist das einzige Dokument, das den Beginn der Verjährung belegt, und ohne es beginnt jeder Mängelstreit mit einer offenen Frage.

Für Betriebe kommt die Aufbewahrung der Bautagebücher hinzu. Sie sind keine steuerlichen Unterlagen, tragen aber bei Behinderungen und Nachträgen die gesamte Beweisführung. Wer sie nach 3 Jahren aussondert, verliert sie mitten in der Verjährungsfrist von 5 Jahren und steht im Streit ohne Nachweis da. Der Platzbedarf ist gering, der Nutzen im Ernstfall entscheidend.