Wann wird die Schlussrechnung fällig?

Die beiden Voraussetzungen

Erstens muss die Leistung abgenommen sein, ausdrücklich, konkludent, förmlich oder kraft Gesetzes. Zweitens muss eine prüfbare Schlussrechnung vorliegen. Fehlt eine der beiden, ist die Vergütung nicht fällig, und der Besteller kommt auch nach 60 Tagen nicht in Verzug. Das ist der Grund, warum viele Werklohnklagen schon an dieser Stelle scheitern.

Was prüfbar bedeutet

Prüfbar ist eine Rechnung, die dem Besteller ermöglicht, die Berechtigung der Forderung nachzuvollziehen. Sie ist nach den Positionen des Vertrags gegliedert, führt Mengen, Einheitspreise und Nachträge getrennt auf und weist die geleisteten Abschläge ab. Bei Einheitspreisverträgen gehört ein Aufmaß dazu. Der Maßstab richtet sich nach den Kenntnissen des konkreten Bestellers: Ein fachkundiger Auftraggeber braucht weniger Erläuterung als ein privater Bauherr.

Die Rügefrist

Beanstandet der Besteller die Prüfbarkeit nicht binnen angemessener Frist, kann er sich später nicht mehr darauf berufen. Als angemessen gelten üblicherweise 30 Tage, bei umfangreichen Abrechnungen auch 60 Tage. Die Rüge muss konkret sein und benennen, welche Angaben fehlen. Ein allgemeiner Hinweis, die Rechnung sei nicht nachvollziehbar, genügt nicht.

Wann Verzug eintritt

Nach Fälligkeit tritt Verzug mit einer Mahnung ein, oder ohne Mahnung 30 Tage nach Zugang der Rechnung, wenn der Schuldner Unternehmer ist. Gegenüber Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn in der Rechnung darauf hingewiesen wurde. Der Hinweis ist ein Satz und entscheidet über Zinsen ab Tag 31 statt ab dem Zugang einer Mahnung.

Was die Abrechnung erleichtert

Ein Deckblatt mit Auftragssumme, Nachträgen, Summe der Abschläge und Restforderung. Der Aufwand liegt bei 20 Minuten.

Dazu die Nachträge als Anlage mit Nummer und Datum sowie das Aufmaß als eigenes Dokument.

Für Bauherren ist wichtig, die Rechnung zügig zu prüfen. Wer 3 Monate liegen lässt, verliert das Recht, die Prüfbarkeit zu rügen.

Sinnvoll ist eine Prüfung in zwei Schritten: erst die Vollständigkeit der Unterlagen, dann die inhaltliche Richtigkeit der Positionen.

Für Betriebe lohnt die Schlussrechnung unmittelbar nach der Abnahme. Jede Woche Verzögerung ist Liquidität, die im Betrieb fehlt.

Zu bedenken ist außerdem, dass eine vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung nach VOB Teil B weitergehende Forderungen ausschließen kann. Wer noch offene Nachträge hat, sollte den Vorbehalt schriftlich erklären.

Für private Bauherren gilt das nicht in derselben Schärfe, weil die VOB Teil B ihnen gegenüber selten wirksam einbezogen ist. Der sichere Weg ist trotzdem derselbe: Wer Vorbehalte hat, erklärt sie schriftlich bei der Zahlung und nicht erst 4 Wochen später.

Sinnvoll ist eine kurze Zahlungsmitteilung mit Betrag, Rechnungsnummer und dem Hinweis, welche Positionen strittig bleiben. Sie kostet 5 Minuten und ordnet die Abrechnung für beide Seiten. Wer sie in derselben Mail mit dem Zahlungsbeleg versendet, hat den Vorgang mit einem einzigen Schreiben vollständig dokumentiert.

Für Betriebe lohnt zuletzt eine feste Frist für die Schlussrechnung, etwa 4 Wochen nach der Abnahme. Wer länger wartet, verhandelt über eine Leistung, an die sich niemand mehr im Detail erinnert.